Armarios, estanterías y c_jones (a gusto del lector)

Cuando decimos que las cosas están ordenadas es porque están en su sitio. Ya sea en un armario, en una estantería o en un cajón. Así, cuando algo nos es necesario, lo tomamos de su sitio. Está claro que el orden es bueno porque ahorra tiempo (no buscamos), espacio (todo junto, aprovechando huecos, etc…) y dinero (por todo lo anterior y porque, así, nos daremos cuenta antes de los excesos y de las faltas). Ruego nos perdonen los lectores por esta lista de cosas obvias pero es necesario para no perdernos.

Veamos las cosas del revés. ¿Qué ocurre cuando tenemos nuestro lugar de trabajo revuelto y nos tenemos que marchar? Fácil: lo dejamos y “mañana será otro día”. Eso sí que ahorra tiempo (¡de inmediato!). Si nuestros compañeros de otro turno o servicio no encuentran lo necesario, ¡es su problema! Las 5 S’s del KAIZEN japonés son de gran  ayuda para comprender estos detalles que esconden, al final, tiempo, espacio y dinero.

Cuando lo del párrafo anterior ocurre con frecuencia, siempre hay alguien que encuentra una solución. Normalmente el jefe, o alguien que quiere ser jefe, sugiere la compra de un armario, con sus estanterías y cajones, para ordenarlo todo antes de marchar. Se justifica la compra mediante todo tipo de ratios que desembocan en un mar de ahorros. Y como es el jefe, todos contentos. Los primeros días la cosa va bien, en vez de dejar nuestro lugar de trabajo como un jeroglífico, lo metemos en los cajones y todo queda escondido. Entonces, cuando alguien busca una grapadora o la llave del 16, cómo todo está escondido (algunos bajo 7 llaves) entonces el problema es otro: faltan herramientas. Vuelve a salir nuestro apreciado jefe y sugiere la compra de herramientas nuevas. Pero, claro, como es el jefe ahora pone controles y responsabiliza a cada uno de lo que le dan. Se nombra a uno de administración (siempre les toca a ellos) para que levanten acta de la entrega y se les da orden de que periódicamente haga la revisión correspondiente (sin avisar, por supuesto) de lo entregado. ¡Viva la burocracia! Los que saben de números se habrán dado cuenta que los costes suben (¡y no poco!).

Los jefes avispados que ya han aprendido la lección con anterioridad, saben que no encontrar algo es un motivo para retrasar un trabajo y que afecta a las ventas (o al servicio). Así que deciden que de aquello que falta, o pueda faltar, siempre haya en exceso. Viendo que hay “exceso”,  algunos (amigos de lo ajeno) lo aprovechan. Al final uno tiene la sensación de no saber si te morirás de sed o ahogado, pero lo que es seguro es que te mueres.

Sea cual sea la situación en la que nos encontremos (tanto en lo personal como en lo profesional), es el resultado de un puñado de cosas bien hechas y otras mal hechas. No es rentable buscar responsabilidades. Lo necesario es que nos esforcemos en la mejora y que trabajemos en las soluciones. Los problemas hay que conocerlos (pero pertenecen al pasado), las soluciones hay que buscarlas (y están en el futuro). Si quieren conducir hacia adelante no lo harán mirando al retrovisor, ¿verdad?

Si quieren bajar costos y ahorrar dinero, miren al frente. En nuestro anterior artículo de GAUDÍ, descubrimos las ventajas de vaciar estanterías. ¿Alguien se ha atrevido hasta hoy?  Con armarios y cajones pasa lo mismo. Atrévanse y pruébenlo. ¡Con dos “cajones”!. Luego no nos digan que no les damos ideas.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos

¡La solución en el espejo!

Hace tiempo un colega me contó la siguiente historia. Sólo me puso una condición: no dar nombres. Este colega fue requerido por una conocida compañía de aviación para estudiar un problema de “aseo personal”. La compañía había hecho todo lo posible a su alcance sin resultado alguno. Se había hablado con los representantes de cabina, con el sindicato correspondiente, se habían mandado cartas de aviso y avisos de sanción, todo ello sin ningún resultado.

Los tripulantes de cabina (tanto señoras como caballeros) después de hacer la demostración de seguridad inicial (aquello de que en caso de despresurización del aparato… y lo de inflar el chaleco… y lo de las puertas de emergencia están localizadas en…), al levantar los brazos, la blusa y la camisa se les salía de la cintura y daba mal aspecto a la vista. También, los y las auxiliares de vuelo tenían que ponerse una pieza de ropa por encima para protegerse de posibles manchas al preparar y servir las comidas y bebidas a los pasajeros. En clase business el esmero en el cuidado personal era mayúsculo y no estar siempre como un o una modelo era motivo de “aviso”. El resultado de tanto ajetreo era que las blusas y las camisas sobresalían de la cintura y al ponerse y quitarse la prenda adicional hacia que los peinados perdieran el aspecto original. Tampoco se pedía que dieran una imagen de recién salidos de la peluquería, pero se tenía que evitar parecer que se venía de una “pequeña batalla”.

El colega me contó todas las conversaciones que tuvo con los responsables y con varios auxiliares de cabina. El resultado fue que las versiones no coincidían pero que todos tenían buena voluntad. Sólo en unos casos muy particulares parecía que se mezclaban temas personales con profesionales. Dejando estos casos a parte, y que trató separadamente, el resto parecía solucionable haciendo “cambios inteligentes”. Son aquellos que dan grandes resultados haciendo, o invirtiendo, poco.

La solución, aceptada por todos, fue que las camisas de los caballeros fueran de talle más largo y que las blusas de las señoras fueran “bodies” (blusa que se abotona por la entrepierna). Así, ni en un caso ni en el otro podía salir la prenda por encima de la cintura. Lo de los peinados fue más difícil. Los caballeros no tuvieron demasiado problema. Las señoras sí porque las prisas de preparar, ordenar, servir y limpiar no dejaba tiempo para mucho más. Siguieron teniendo quejas durante varios meses a pesar de la insistencia y la concienciación general. Al final mi colega sugirió poner un espejo justo enfrente del lugar donde se preparan las comidas. Las personas cuando ven un espejo se miran y se acondicionan instintivamente. Si además su profesión se lo pide entonces lo hacen con más razón. Actualmente ya no se ponen nada por la cabeza, sino algo que se cierra por delante y su peinado no se toca.

En todos los demás casos en los que el aseo personal fuera un desastre se aplicaría la normativa interior específica para el caso. Al cabo de pocos meses ya no había quejas.

¿Qué prefieren el castigo o el espejo? ¿Cuántos espejos podrían solucionar tantos problemillas que nos liamos a complicar sin motivo? Conocer las reacciones instintivas ayuda a comprender los procesos naturales y a obtener el máximo beneficio. ¡Piensen!

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos

¡Cliente nuestro que estás en los Cielos…!

Cuando se habla de que vamos a llegar a los cinco millones de parados, ponerse a buscar lo que de positivo hay en ello es como buscar los tres pies al gato. Ayer leí un artículo en el que César Alierta decía: “esta crisis se nos va a hacer corta para todo lo que tenemos que hacer mientras dure”. Estoy de acuerdo, hay que solucionar muchas cosas.

El barco hace aguas pero todavía tenemos barco. Que “lo financiero” tiene mucha culpa, sí, pero pensar que sólo tenemos una vía de agua, ¡no! Etiquetar la crisis como de consumo y no hacer nada más, es simplista. Pretender curar una gangrena con una aspirina es una locura.

La solución ahora, con la que está cayendo, es simple: trabajar el doble, hacerlo bien a la primera y, sobre todo, rápido. Si sólo arreglamos las causas seguiremos teniendo el barco medio hundido. También tendremos que achicar agua, secar los motores (o las velas, como quieran), volver a poner todo en su sitio y arreglar todo lo que se haya estropeado.

Sabemos que inundar de dinero el mercado (como están haciendo los bancos centrales) mitiga el problema pero no lo arregla. Y mientras ¿qué hacemos? Sugiero que todos, cada uno en su sitio, intentemos generar el Máximo de Valor Añadido (MVA y así parece serio). Debemos  generar mucho más que antes para sustituir a los que han dejado de generarlo y generar de nuevo.

A la espera de que esta nueva fuente de MVA se consolide, sugerimos que todos nos pongamos “las pilas” y ayudemos desde nuestros puestos de trabajo.  A parte de ahorrar, ser austeros y más productivos, hagamos algo más. Busquemos al Cliente (el que recibe el fruto de nuestro esfuerzo) e intentemos cada día ser mejores a sus ojos. Para ello tendremos que centrarnos en él innovando, investigando, imaginando nuevos productos y servicios, con ilusión, pasión y rápidamente.

Las jerarquías estructuran muy bien las organizaciones pero cuando se trata de responder rápido a una necesidad del mercado, son lentas. Lo rápido son los procesos transversales. Un buen violín se oye, muchos buenos violines tocando la misma melodía se oyen mucho más. Poner a muchos pensando en una misma cosa es más efectivo que sólo uno lo haga.  El Cliente, nuestro objetivo. Yo hasta le dedico oraciones varias veces al día.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos

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