Armarios, estanterías y c_jones (a gusto del lector)

Cuando decimos que las cosas están ordenadas es porque están en su sitio. Ya sea en un armario, en una estantería o en un cajón. Así, cuando algo nos es necesario, lo tomamos de su sitio. Está claro que el orden es bueno porque ahorra tiempo (no buscamos), espacio (todo junto, aprovechando huecos, etc…) y dinero (por todo lo anterior y porque, así, nos daremos cuenta antes de los excesos y de las faltas). Ruego nos perdonen los lectores por esta lista de cosas obvias pero es necesario para no perdernos.

Veamos las cosas del revés. ¿Qué ocurre cuando tenemos nuestro lugar de trabajo revuelto y nos tenemos que marchar? Fácil: lo dejamos y “mañana será otro día”. Eso sí que ahorra tiempo (¡de inmediato!). Si nuestros compañeros de otro turno o servicio no encuentran lo necesario, ¡es su problema! Las 5 S’s del KAIZEN japonés son de gran  ayuda para comprender estos detalles que esconden, al final, tiempo, espacio y dinero.

Cuando lo del párrafo anterior ocurre con frecuencia, siempre hay alguien que encuentra una solución. Normalmente el jefe, o alguien que quiere ser jefe, sugiere la compra de un armario, con sus estanterías y cajones, para ordenarlo todo antes de marchar. Se justifica la compra mediante todo tipo de ratios que desembocan en un mar de ahorros. Y como es el jefe, todos contentos. Los primeros días la cosa va bien, en vez de dejar nuestro lugar de trabajo como un jeroglífico, lo metemos en los cajones y todo queda escondido. Entonces, cuando alguien busca una grapadora o la llave del 16, cómo todo está escondido (algunos bajo 7 llaves) entonces el problema es otro: faltan herramientas. Vuelve a salir nuestro apreciado jefe y sugiere la compra de herramientas nuevas. Pero, claro, como es el jefe ahora pone controles y responsabiliza a cada uno de lo que le dan. Se nombra a uno de administración (siempre les toca a ellos) para que levanten acta de la entrega y se les da orden de que periódicamente haga la revisión correspondiente (sin avisar, por supuesto) de lo entregado. ¡Viva la burocracia! Los que saben de números se habrán dado cuenta que los costes suben (¡y no poco!).

Los jefes avispados que ya han aprendido la lección con anterioridad, saben que no encontrar algo es un motivo para retrasar un trabajo y que afecta a las ventas (o al servicio). Así que deciden que de aquello que falta, o pueda faltar, siempre haya en exceso. Viendo que hay “exceso”,  algunos (amigos de lo ajeno) lo aprovechan. Al final uno tiene la sensación de no saber si te morirás de sed o ahogado, pero lo que es seguro es que te mueres.

Sea cual sea la situación en la que nos encontremos (tanto en lo personal como en lo profesional), es el resultado de un puñado de cosas bien hechas y otras mal hechas. No es rentable buscar responsabilidades. Lo necesario es que nos esforcemos en la mejora y que trabajemos en las soluciones. Los problemas hay que conocerlos (pero pertenecen al pasado), las soluciones hay que buscarlas (y están en el futuro). Si quieren conducir hacia adelante no lo harán mirando al retrovisor, ¿verdad?

Si quieren bajar costos y ahorrar dinero, miren al frente. En nuestro anterior artículo de GAUDÍ, descubrimos las ventajas de vaciar estanterías. ¿Alguien se ha atrevido hasta hoy?  Con armarios y cajones pasa lo mismo. Atrévanse y pruébenlo. ¡Con dos “cajones”!. Luego no nos digan que no les damos ideas.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos

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Antoni Gaudí, la naturaleza y las estanterías.

Antoni Gaudí, arquitecto universal (Reus, 1852 – Barcelona 1926), se hizo famoso por la originalidad de su obra. Entre otros elementos, utiliza profusamente los arcos. Sus tres arcos principales son el parabólico, el catenario y el funicular (variante específica del arco catenario). El que más genialidad tiene es el funicular. De forma simple, el arco funicular es el que forma una cuerda inextensible con pesos uniformemente repartidos en todo su largo. Gaudí pensó que si esta era la forma que la naturaleza tomaba para “resistir mejor”, esa sería, al invertirlo, la mejor forma que los arcos pudieran tener en la construcción. Así se ahorraba material y se ganaba espacio habitable.

Les invito a que investiguen un poco en Google para “saber más”. ¡Vale la pena! Pueden Vds. ver ejemplos de su utilización en la Casa Batlló, en la Casa Milà (La Pedrera) y en el Palacio Güell, todos ellos en la ciudad de Barcelona.

¿Y qué tienen que ver los geniales arcos de Gaudí con las estanterías? La genialidad de Gaudí no fue utilizar una forma compleja (matemáticamente sí que lo es), sino que utilizó la cabeza. Aunque parezca difícil eso es lo que menos se usa. Gaudí intuyó que la naturaleza era mejor arquitecto que todos los arquitectos juntos. Si la naturaleza utilizaba una forma específica era mejor copiar que inventar cosas nuevas. Comprendan la gran dificultad que tuvo que vencer cuando TODOS los arcos tenían otras formas “desde hacía siglos”. Con las estanterías pasa algo parecido.

A quién se le puede ocurrir no utilizar estanterías, armarios o cajones, en una oficina o en un taller. Son necesarios como la materia prima misma, las máquinas y las personas. Nosotros pensamos que aceptar lo que hasta ahora hemos visto sin cuestionarlo (siempre positivamente) no lleva a buen puerto. Una vez preguntamos qué hacían tantas estanterías en una fábrica determinada. La respuesta fue evidente: “tener el material disponible para cuando sea necesario”. Como esto es lo que pasaba desde hacía años todos aprendieron a producir las piezas necesarias para “volver a llenar las estanterías”. ¿Se imaginan tener un elemento de producción con el objetivo de llenar huecos? A ver, ¿quién es el Cliente, la estantería o el que paga y necesita el producto?

Así que le dimos vueltas y después de muchas discusiones complejas (producir contra mercado o, producir contra existencias – en inglés: order to market o, order to stock), acordamos replantear la situación. Verificamos el objetivo inicial: reducir las existencias. A partir de ahí empezamos a pensar al revés. La lógica fue la siguiente: si se utilizan las estanterías para colocar lo que se produce o lo que se compra, ¿seguirían siendo necesarias las estanterías con un aprovisionamiento y ventas continuas? Si cambia el ritmo de la venta, ¿cómo debe cambiar la velocidad de las  compras? Por cierto, preguntas parecidas llevó a TOYOTA a desarrollar el “just in time”.

Para ahorrar costes es mejor que piensen en cómo adaptarse a los cambios de ritmo de la demanda. Adaptar el aprovisionamiento es algo más fácil. Eso es mejor que montar estanterías. Éstas tienen su función claramente definida pero no para guardar errores de producción o especulaciones de compras. Si cuando tenemos estanterías las llenamos, ¿qué pasa si las vaciamos y las desmontamos? ¡Piensen al revés! Identifiquen qué estanterías desmontar y pongan las cosas por el suelo si hace falta (que molesten). Encontrarán cosas olvidadas y se llevarán gratas sorpresas. Si analizan correctamente, las existencias se reducirán y ganarán espacio, tiempo y dinero.

Recuerden que lo natural es comer de lo que hay. Guardar un poco sí, guardar de todo no. Quiten alguna estantería, hagan ejercicio y copien a la naturaleza. Saldrán ganando.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos