EL TIEMPO es polvo de estrellas

Reducir costes es fácil. Tris, tras y ya está, pero no estamos tan seguros de que eso sea lo más conveniente. Lo interesante es saber cortar generando valor que no es lo mismo que cortar lo que no genere valor (esto último hay que hacerlo siempre). Cuando se podan los árboles se concentran las energías de la planta en una dirección determinada. Esto es más que simplemente cortar.

Ahorrar 15.000 millones de euros a base de reducir sueldos y de retrasar inversiones no es más que reconocer la incapacidad de gestionar. Reducir sueldos, para empezar, implica anular las motivaciones y las ilusiones necesarias para luego crecer. Sería como cortar el árbol de raíz y no las ramas que distraen las energías productivas. El sueldo tiene que cumplir dos condiciones básicas, primera: ha de estar ligado al esfuerzo y a los resultados; segunda: tiene que ser “de mercado”. Desviarse de aquí es alimentar un problema que un día u otro explotará. Lo de retrasar inversiones no es más que posponer el bienestar. ¡Ustedes mismos!

Como criticar sin sugerir alternativas no es correcto vamos a identificar algo que sí que hay que hacer y con urgencia. Las administraciones (la central más las autonómicas) tienen un gasto corriente anual (sin contar sueldos ni amortización) de 55.000 millones de euros. Todos sabemos el derroche que hay en esta cifra. Seguro que en la gestión de esa partida hay en lo que ahorrar. Seguro que hay muchos excesos, opulencias y favores escondidos. Tenemos otra sugerencia o, mejor dicho, pregunta: ¿seguro que de los gastos militares en los que se está incurriendo están exentos de excesos?

¿Somos los únicos que pensamos así? Por un lado hay que fijarse en los excesos incurridos y que hay que volver a poner en la senda del sentido común y, por otro, hay que fijarse en las oportunidades de futuro. Esto no es simplemente cortar. Esto es gestionar y buscar nuevas alternativas de crecimiento. Esto es generar valor añadido y no hundir motivaciones ni frustrar energías. Y no nos metemos en política.

En las empresas, tanto en las grandes como en las pequeñas, siempre hay alguien que se fija en que los gastos no se salgan de lo que antes hemos llamado “sentido común” y que los sueldos proporcionen ese punto de justicia y de energía que “generen valor”. Lo malo es cuando “de golpe” se nos hunden las ventas y todos los esfuerzos son pocos para poder mantener la nave a flote. Cuando eso ocurre es evidente que nos han cazado con el pie cambiado. En esos momentos todos nuestros errores de gestión y excesos incurridos se convierten en lastre.

Uno de los excesos más significativos es el tiempo. Un dato: un minuto de tiempo perdido por un asalariado normal está en el orden de los 20 céntimos de euro (coste empresa). Si quieren ahorrar costes generando valor piensen en los tiempos perdidos por las personas de su organización haciendo excesos o cosas innecesarias. 15 minutos de tiempo perdido por 10 personas equivalen a 30 euros. ¡Hagan números!

No queremos utilizar el tan manido “el tiempo es oro” pero, si conseguimos reducir los excesos (de todo tipo) y lo inútil e innecesario de nuestras organizaciones estaremos construyendo “valor añadido”. Nosotros seguimos creyendo que el esfuerzo continuo, bien dirigido y coordinado se convierte en polvo de estrellas.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos

Costes: “paso a paso, golpe a golpe, verso a verso”.

A estas alturas del siglo XXI no vamos a reinventar la rueda. Para adelgazar sólo hay 3 alternativas: a) comer menos, b) comer igual y hacer más ejercicio, c) ir al médico si tenemos alguna disfunción endocrina o del aparato digestivo. Aunque los costes se asemejan a la grasa del cuerpo humano, el paralelismo no es tan evidente.

Un coste excesivo es el resultado de utilizar recursos por encima de lo necesario. Para identificarlos sólo hay que encontrar recursos infrautilizados, o bien, ver dónde se utilizan más recursos que los estrictamente necesarios. Reconozco que con experiencia se identifican rápido, pero tampoco se necesita un Master. Sentido común basta.

Veamos algunos ejemplos para una lectura más amena: a) sobrecapacidad en la maquinaria de producción, b) coches de prestaciones más altas que las necesarias de comodidad y confort, c) fotocopias de color (en uso interno), d) uso excesivo de metros cuadrados, e) parar máquinas antes de que sea la hora reglamentaria de hacerlo, f)… en definitiva, matar moscas a cañonazos.

Se necesita un poco más de conocimiento, experiencia y “saber hacer” cuando el sentido común ya no nos da más de sí. Hemos dicho que las disfunciones del cuerpo humano pueden generar grasa innecesaria. ¿Qué pasaría si en nuestra organización tuviéramos una cierta disfunción (llamémosle pequeño desarreglo para no herir susceptibilidades) y no fuéramos conscientes de ello? ¿Qué no es posible? Perdonen, sí que es posible. Profundicen un poco. Analicen la “cultura” (usos y costumbres) de la organización y la tendencia (comprensible a veces) a hacer lo mismo que el que menos hace. Ejemplos: a) impuntualidades (en reuniones, en entregas, etc.), b) reuniones largas, c) “reunionitis”, d) colas en la puerta del “jefe o jefa”, e) largas comidas, f) mala planificación de viajes, g) mal archivo, h) falta de concreción y detalles siempre sueltos, i) re-operaciones en taller o fábrica, j) controles excesivos, k) duplicidades, triplicidades, y más, l) “mañana lo acabo”, m) existencias obsoletas, n)precios fuera de mercado. Y podríamos seguir.

Con “manu militari” no se arregla (de hecho sabemos que se complica más). ¿Cómo se introduce método y rigor en una cultura “laxa”? ¿Cómo se injertan las ganas de las cosas “bien hechas a la primera”? Recordemos que estamos en el siglo XXI y antes que inventar es mejor copiar (para ir rápido) pero con ayuda (para copiar bien). Definir bien la coordinación de las actividades de todos, ayuda mucho (o muchísimo). Evitar las zonas grises de “responsabilidad indefinida”, mucho más. Saber quién es el jefe es esencial. Quien paga manda, dice el dicho. Y paga el Cliente. ¿No?

Si nos metemos con enfermedades serias estaríamos hablando de “comisiones”, ostentación, salarios alcistas con ventas bajistas, corruptelas y otras cosas… Entonces las ayudas y los paños calientes no sirven. Hay que “cortar”. La medicina preventiva ayuda poco. La forense más. En este punto es cuando peligran los salarios (los que menos culpa tienen). Habiendo posibilidades de evitar el desastre ¿cómo es que nos gusta bordear el precipicio? ¿Somos inconscientes o es que nos van las emociones fuertes?

Nosotros creemos en el “paso a paso” antes que en los paños calientes. Y en estos antes que en la alternativa del bisturí o el hacha. Por cierto…

¿Se acuerdan aquella anécdota de parar 10 minutos cada hora para afilar el hacha? Nosotros, en MC3, ya hemos encontrado qué afilaremos. Cada día simplificamos procesos y reducimos costes innecesarios. Como los plátanos: “todos los días uno, por lo menos”. Si quieren, hasta con música: “paso a paso, golpe a golpe, verso a verso”.

Juan Carlos Estorach   &   Joaquim Esquirol

Gestión por Procesos